Upgrade vs. Herimplementatie? Hoe maak je de juiste keuze voor jouw ERP-systeem
In het tijdperk van digitale transformatie staan veel bedrijven voor de keuze tussen het upgraden of herimplementeren van hun systemen. Als je vandaag met Microsoft Navision werkt, en je overweegt de overstap naar Business Central in de cloud, wat zijn dan de mogelijke scenarios?
Het is ten eerste belangrijk om de unieke behoeften van je organisatie te begrijpen en op basis daarvan de juiste keuze te maken. Met 19 go lives in 2023 leert de ervaring ons intussen dat de meeste bedrijven een keuze maken uit 3 scenarios: een full upgrade, een light upgrade of een herimplementatie.
Welke afwegingen maak je hierbij best? Wat zijn de voor- en nadelen? Je leest het in deze blog.
Full Upgrade
Een volledige upgrade betekent het overzetten van zowel de standaardfuncties als de op maat gemaakte aanpassingen van je huidige Dynamics NAV-systeem naar de Business Central Cloud. Dit scenario is ideaal voor bedrijven die hun bestaande gegevens en aanpassingen willen behouden en profiteren van de verbeteringen in de cloud.
Wat zijn de voordelen?
Bij een volledige upgrade behoud je alle cruciale bedrijfsdata, wat resulteert in een naadloze overgang en een korte leercurve voor bestaande gebruikers. Dit verlaagt het risico op bedrijfsstoringen en biedt flexibiliteit in het plannen van de Go-Live datum.
Wat zijn de uitdagingen?
Met een full upgrade bestaat weliswaar het risico dat je onnodige legacy-functies en 'vervuilde' data in je nieuw systeem gaat overdragen. Dit vraagt om een zorgvuldige data-analyse en opschoning voorafgaand aan de migratie.
Light Upgrade
Bij een light upgrade migreer je alleen de standaard NAV-tabellen en data naar Business Central, met de optie om bepaalde aangepaste velden mee te nemen. Dit scenario is gericht op het behouden van de essentiële functionaliteiten terwijl overbodige maatwerkelementen worden geëlimineerd. Een belangrijk aspect van deze aanpak is het behoud van de historiek van de standaard data, waardoor je belangrijke historische informatie kunt blijven gebruiken en analyseren in het nieuwe systeem.
Wat zijn de voordelen?
Een light upgrade vereenvoudigt de systeemarchitectuur en kan leiden tot kostenbesparingen. Het biedt de mogelijkheid om selectief aangepaste data te migreren, wat resulteert in een schonere en meer gestroomlijnde databasis.
Wat zijn de uitdagingen?
Bij deze aanpak kun je geconfronteerd worden met het gedeeltelijke verlies van maatwerk en gaan gebruikers zich moeten aanpassen aan een nieuwe manier van werken voor enkele zaken. Hier kan extra user training en ondersteuning hulp bieden.
Herimplementatie
Herimplementatie betekent het opzetten van een geheel nieuwe Business Central Cloud-omgeving vanaf nul, waarbij je alleen de meest essentiële data migreert. Dit scenario is geschikt voor bedrijven die hun processen volledig willen moderniseren en een frisse start willen maken met de nieuwste technologie.
Wat zijn de voordelen?
Herimplementatie biedt de kans om bestaande bedrijfsprocessen onder de loep te nemen en te verbeteren, met een schone start voor je gegevens. Dit leidt tot een efficiënter en meer gestroomlijnd systeem.
Wat zijn de uitdagingen?
Het grootste nadeel is het mogelijke verlies van historische data. Er kan uiteraard een back-up van de historische data gemaakt worden, maar deze wordt niet ingeladen in het nieuwe systeem. Daarnaast komt er een stuk change management kijken bij deze aanpak: je moet bereid zijn te investeren in user training en je team de tijd geven om zich aan te passen aan het nieuwe systeem.
De wereld van Microsoft Dynamics: Belangrijke overwegingen
Bij het bepalen van de toekomst van je systemen, zijn er dus enkele cruciale factoren om rekening mee te houden:
Hoeveelheid aanpassingen
De omvang van aanpassingen binnen je huidige systeem is een sleutelfactor. Een volledige upgrade is vaak geschikt voor omgevingen met standaardfunctionaliteiten of minimaal maatwerk. Herimplementatie daarentegen past beter bij systemen met uitgebreid maatwerk die de bedrijfsprocessen aanzienlijk hebben veranderd.
Relevantie van bestaand maatwerk
Evalueer hoe essentieel je huidig maatwerk is voor je operationele efficiëntie. Als je huidige set-up goed aansluit bij je evoluerende bedrijfsprocessen, is een upgrade voldoende. Als je maatwerk niet meer past bij je huidige zakelijke behoeften, biedt herimplementatie meer voordelen.
Belang van bestaande data
Cruciale data moeten behouden blijven. Een volledige upgrade faciliteert een soepelere datamigratie, terwijl herimplementatie de kans biedt om te starten met een schone lei.
Correctheid van bestaande data
Neem de kwaliteit van je huidige data onder de loep: zijn ze nauwkeurig en regelmatig opgeschoond? Herimplementatie biedt de mogelijkheid om data op te schonen, terwijl een volledige upgrade een goed uitgekiende strategie vereist voor data cleaning en migratie.
Tijdlijn voor overgang
De tijd die beschikbaar is voor de overgang is cruciaal. Een upgrade is over het algemeen sneller dan herimplementatie, die meer planning, dataherstructurering en testfases vereist.
Conclusie
Voor een aanpassing van je ERP-systeem is het belangrijk om altijd te vertrekken vanuit de specifieke behoeften van je organisatie. Vervolgens zal de keuze tussen een upgrade of herimplementatie afhangen van factoren, zoals de relevantie van bestaand maatwerk, het belang van bestaande data, en de tijd die je voor de overgang van vrijmaken. Welke aanpak je ook kiest, het doel blijft hetzelfde: je organisatie vooruit helpen met technologie die perfect aansluit bij je huidige en toekomstige zakelijke doelstellingen. Een weloverwogen beslissing zal de overgang versoepelen en een sterke basis leggen voor de groei en efficiëntie van je organisatie
Wil je graag advies over de aanpak die bij jouw bedrijf past? Onze experts bij NORRIQ staan klaar om te helpen. 'Your business – Simplified', dat is wat we graag doen, ook voor u