NORRIQ implementeert Microsoft Dynamics NAV in combinatie met Scanning bij Aminolabs

Bekijk film

Aminolabs verslaat crisis met investering in upgrade van Microsoft Dynamics NAV door NORRIQ Belgium

In 2003 investeerde Aminolabs, producent van voedingssupplementen, in een implementatie van Microsoft Dynamics NAV. Deze bevatte echter veel maatwerk en bovendien waren niet alle processen geïntegreerd. Zo maakte de productie geen deel uit van het ERP gebeuren. Incorrecte voorraadgegevens leidden regelmatig tot fouten in de inkoop- en productieplanning en gedetailleerde cijfers over kost en rendement van elk product waren niet beschikbaar. In 2008 stapte Aminolabs naar IT-partner NORRIQ Belgium om een upgrade uit te voeren van het ERP-systeem en de ontbrekende processen hierin te integreren. Na een grondige FIT-GAP analyse werd het startschot gegeven tot een compleet nieuwe implementatie van Microsoft Dynamics NAV. Sindsdien zijn alle afdelingen van Aminolabs geautomatiseerd binnen één systeem en beschikt het bedrijf over alle cijfergegevens om kostenbesparend te kunnen werken. 

Aminolabs is sinds 2006 de nieuwe naam van Eurofood Belgium nv. De onderneming werd in 1993 opgericht als verdeler van aminozuren, maar is intussen zelf gespecialiseerd in het mengen en verwerken ervan. Aminolabs heeft een divers assortiment aan voedingssupplementen voor mens en dier, die de prestaties of de algemene gezondheid verbeteren. Het bedrijf produceert en verpakt deze in opdracht van en onder private label van de diverse klanten. In 2007 verhuisde Aminolabs naar de Research Campus in Hasselt, waar het een hypermoderne vestiging heeft neergezet, gericht op de verwachte groei. Aminolabs telt vandaag 30 vaste medewerkers (in het zomerseizoen bijgestaan door een tiental interim-krachten) en heeft een omzet van 12 miljoen euro. 40% hiervan wordt gerealiseerd met handel, 60% met productie voor derden. De voorbije jaren kende Aminolabs een gezonde groei. “Het succes van Aminolabs is voornamelijk te danken aan de flexibiliteit die wij onze klanten bieden. Met onze gespecialiseerde kennis en moderne accommodatie kunnen wij elk product afleveren in om het even welke vorm: poeders, capsules, tabletten, … . Dankzij onze handelsactiviteit kunnen wij bovendien groot inkopen en scherpe prijzen hanteren”, zegt Bart Konings, Project Manager bij Aminolabs. 

Upgrade was noodzakelijk 
Sinds 2003 werd bij Aminolabs Microsoft Dynamics NAV ingezet voor de verkoop, het financieel beheer, de inkoop en in beperkte mate voor het voorraadgebeuren. Productie werd niet geïntegreerd. De mogelijkheden van dit systeem werden niet optimaal benut en van echte centralisatie was nog geen sprake. Zo werden grondstoffen wel ingeboekt, maar zonder lotnummers of houdbaarheidsdatum, waardoor de documenten voor tracering nog op papier werden bijgehouden. De voorraadcijfers waren niet up-to-date, waardoor de (in Excel berekende) inkoopvoorstellen achter de feiten aanliepen en de productieplanning regelmatig dooreen werd gegooid. Het hielp ook niet dat de handelsafdeling en de productieafdeling geen zicht hadden op elkaars afname. “Met de verhuis en de toegenomen omzet en diversiteit werd het alsmaar moeilijker om exact te weten hoeveel we in voorraad hadden. Hierdoor liep de productieafdeling telkens weer vertraging op. Er was echt nood aan een meer gecentraliseerd beheer van gegevens”, aldus Bart Konings. Afgewerkte producten werden summier ingeboekt op basis van hun artikelnummer en werden gelinkt aan een recept, maar de diverse productbewerkingen waren niet ingevoerd in het systeem. “Omdat we enkel de grondstofkosten kenden en niet de bewerkingskost, konden we niet de reële kost en het rendement per product berekenen. Met de toenmalige opzet van Microsoft Dynamics NAV hadden we ook geen aparte cijfers voor de handels- en productieactiviteiten, zodat het onmogelijk was om hun afzonderlijke prestaties te beoordelen”, weet Marianne Zwakhoven, Financial Manager bij Aminolabs. Aminolabs contacteerde vervolgens informaticapartner NORRIQ (toen nog Helios-IT) voor een grondige analyse en een upgrade van Microsoft Dynamics NAV. Bart Konings: “Even hebben we overwogen om ook andere ERPproducten te bekijken, maar uiteindelijk kennen we dit programma het beste en de Microsoft Look & Feel zorgt voor een korte leercurve bij de gebruikers.” 


Van analyse tot implementatie
In augustus werd de FIT-GAP analyse aangevat. Hieruit bleek dat de meeste knelpunten konden opgelost worden door Microsoft Dynamics NAV 5.0 optimaal te benutten. “Wat we vroeger in maatwerk hadden laten maken, is intussen standaard functionaliteit geworden, of we hadden gewoon geen weet van het bestaan ervan. In plaats van een upgrade, werd het uiteindelijk een compleet nieuwe implementatie met een minimum aan maatwerk. Goed nieuws voor toekomstige upgrades dus!” aldus Bart Konings. In januari 2009 startte NORRIQ met de implementatie, en op 1 mei 2009 ging Aminolabs live met Microsoft Dynamics NAV 5.0. SP1. 


De meerwaarde van de nieuwe implementatie 
“De grootste winst zit in het centraal beheer van gegevens¨en de vele extra toegevoegde parameters. Alle andere voordelen vloeien daar uit voort: geen dubbele invoer meer, up-to-date voorraadgegevens, slimmer inkopen, meer efficiëntie, uitgebreide rapporteringen, … ”, stelt Bart Konings. De inkoopvoorstellen worden nu gegenereerd door NAV, op basis van correcte voorraadgegevens en rekening houdend met minimum bestelhoeveelheden. In het magazijn kent het systeem automatisch lotnummers toe aan binnenkomende goederen en linkt die aan het lotnummer van de leverancier. Elke grondstof wordt daarna voorzien van een label met lotnummer, houdbaarheidsdatum en intern artikelnummer. Daarna wordt het meteen geboekt in Microsoft Dynamics NAV. De vorige software had geen productiefunctionaliteit. Vandaag zijn alle recepten en bewerkingsplannen gekend in het systeem, zodat de reële kostprijs per product gekend is. Bart Konings: “Voor de productieplanning hebben we een overzicht op maat laten maken; een scherm waarop je in één oogopslag kan zien wat de geplande productieorders zijn, of de materialen op voorraad zijn en indien niet, wanneer de bestelde goederen verwacht worden. “Wat we vroeger in maatwerk hadden laten ontwikkelen, is intussen standaardfunctionaliteit geworden, of we hadden gewoon geen weet van het bestaan ervan. In plaats van een upgrade werd het uiteindelijk een compleet nieuwe implementatie met een minimum aan maatwerk.” Bart Konings, Project Manager, Aminolabs "De planning is sindsdien veel correcter, waardoor de effici- ëntie fel gestegen is.” Nu Microsoft Dynamics NAV enkele maanden draait, is er voldoende cijfermateriaal om rapporten te generen en trends te onderzoeken. Marianne Zwakhoven: “Onze medewerkers steken veel tijd in de invoer van nieuwe gegevens, waardoor wij een goed overzicht hebben van de bedrijfskosten. We hebben ook KPI’s (Key Performance Indicators) bepaald op diverse niveaus en als gevolg daarvan is onze productiviteit toch met zo’n twintig procent gestegen.” 


Toekomstige uitbreidingen 
Begin 2010 wil Aminolabs de CRM-functionaliteit (contacten, bezoekrapporten, offertes) van Microsoft Dynamics NAV in gebruik nemen. Daarna zal geïnvesteerd worden in scanners voor het magazijn en de productiehal. De voorraad wordt nu aan het eind van de dag ingeboekt, met behulp van scanners zullen alle productgegevens meteen beschikbaar zijn. Verder staat ook nog een meer uitgebreide rapportering (Business Intelligence) op het programma, met de flexibele NORRIQ BI Cubes. 


Besluit 
“De belangrijkste voorwaarde voor een succesvolle upgrade of implementatie, is een goede FIT-GAP analyse. NORRIQ heeft ons heel goed bijgestaan bij het uitvoeren van deze denkoefening. Zij kennen de sector goed en bieden als externe partij een frisse kijk. Verder moet je iedereen nauw betrekken bij deze ingreep, elk kent zijn eigen gebied immers het beste. Daarnaast moet er ook voldoende tijd worden uitgetrokken om het systeem te testen, iets waar wij te snel over gegaan zijn. En tot slot is een goede opleiding ook onmisbaar”, somt Bart Konings op. Ook na de implementatie is een goede opvolging belangrijk. De NORRIQ helpdesk is permanent beschikbaar voor alle grote en kleine vragen van Aminolabs en dat wordt erg gewaardeerd. Aminolabs is uiterst tevreden met het resultaat. “In tijden van economische crisis is het belangrijk dat je de vinger aan de pols houdt en kostenbesparend gaat werken. Vandaag beschikken wij eindelijk over één gecentraliseerd ERP-systeem dat ons inzicht geeft in ons bedrijf”, besluit Bart Konings.