Transparantie bij internationale activiteiten van Belchim Crop Protection dankzij Microsoft Dynamics NAV en NORRIQ Belgium

 

Belchim Crop Protection groeide sinds 1987 uit tot een vooraanstaande speler in Europa in het domein van fytosanitaire (‘crop protection’) producten. Na een periode van internationale groei, wilde Belchim Corporation echter een betere controle verkrijgen over de financiële, aan- en verkoopprocessen doorheen de vestingen en distributiecentra in 14 verschillende landen. Na een analyse van verschillende softwareleveranciers viel de keuze op Microsoft Dynamics NAV. Samen met ERP-partner NORRIQ Belgium werd het systeem aangepast aan de specifieke vereisten van Belchim Crop Protection. Zo werd een module geïmplementeerd die ervoor zorgt dat het goedkeuringstraject van leveranciersfacturen door medewerkers in de verschillende landen volledig geautomatiseerd verloopt. Het resultaat is dat de transparantie bij de dagelijkse bedrijfsvoering er gevoelig op vooruit is gegaan.
 

                                                                 

“Microsoft Dynamics NAV draagt in belangrijke mate bij tot de transparantie doorheen de ganse organisatie. Het management heeft nu op ieder ogenblik een globaal beeld over financiële gegevens en over voorraden over alle landen heen.”  

Jean-Marc Desmecht, Financial & Operational Director, Belchim Crop Protection


Ontstaan als Belgische onderneming, kende Belchim doorheen de jaren een indrukwekkende groei. Belchim Crop Protection, met als oprichter en meerderheidsaandelhouder Dirk Putteman, heeft in de loop der jaren een hoogstaand gamma kunnen uitbouwen van fytosanitaire of gewasbeschermingsproducten die steeds meer gespecialiseerd werden. Jean-Marc Desmecht, Financial & Operational Director: “Om internationaal de nodige wettelijke registraties te verkrijgen moet je in die landen in kwestie ook aanwezig zijn. Belchim Crop Protection kende de voorbije jaren een sterke expansie en is vandaag aanwezig in heel Europa, van Scandinavië tot de Iberische staten.”


Microsoft Dynamics NAV en NORRIQ Belgium ondersteunen internationale activiteiten 
Om de financiële processen en budgetten onder controle te houden, had het bedrijf nood aan een bedrijfssysteem dat tegelijk de nodige transparantie zou bieden over de landen heen en aangepast zou zijn aan de boekhoudwetgeving van ieder land. Jean-Marc Desmecht: “Na een grondig selectietraject bleek Microsoft Dynamics NAV de geknipte oplossing: het pakket bleek immers uitstekend aangepast de lokale wetgevingen in de verschillende landen. Dankzij een vlotte communicatie met ERP-partner NORRIQ Belgium van bij de eerste gesprekken, werd meteen een uitstekende vertrouwensbasis gelegd om het project internationaal in goede banen te leiden.”  


Lokale databases, gecentraliseerde architectuur  
Wat de architectuur betreft, diende een keuze gemaakt te worden tussen één centrale database of een aparte database per land. Gezien de zeer specifieke boekhoudwetgevingen in sommige landen (zoals Italië en Portugal), werd gekozen voor de tweede optie.  

De hele IT infrastructuur werd echter gecentraliseerd in het hoofdkantoor in Londerzeel. Daar staan immers 9 medewerkers in alle boekhoudkundige en financiële verwerkingen. Via Remote Desktop hebben de gebruikers in de verschillende landen uiteraard ook toegang tot het systeem. Vandaag beslaat de ganse Microsoft Dynamics NAV bedrijfsoplossing van Belchim Crop Protection 14 verschillende databases voor 14 landen.

Flexibiliteit van Microsoft Dynamics NAV 
“Naast de aanpassing aan de vereisten van de lokale wetgevingen, schuilt de kracht van Microsoft Dynamics NAV vooral in de flexibiliteit: je kunt het systeem volledig naar je hand zetten met gepersonaliseerde schermen, rapporten en zelfs volledig nieuwe modules”, aldus Jean-Marc Desmecht. Het systeem wordt vandaag ingezet voor boekhouding, aankoop en verkoop, met inbegrip van het beheer van lotnummers en formulaties. NORRIQ Belgium ontwikkelde echter een speciale template om de implementaties en het beheer in de landen zo vlot mogelijk te laten verlopen en te standaardiseren. 


Verwerking van aankoopfacturen
Belchim Crop Protection ontvangt jaarlijks zo’n 15000 facturen van leveranciers. Terwijl de boekhoudkundige verwerking ervan gebeurt vanuit Londerzeel, is er voor iedere aankoopfactuur, afhankelijk van het type uitgave, een goedkeuring nodig door een medewerker in het land waarop de factuur betrekking heeft. NORRIQ Belgium bouwde daarom in Microsoft Dynamics NAV een digitale workflow–oplossing om het hele goedkeuringstraject van facturen in goede banen te leiden. Iedere factuur wordt eerst ingescand; via de IRIS oplossing worden de meeste elementen uit de factuur automatisch herkend en ingeboekt in Microsoft Dynamics NAV. Eenmaal de factuur in Microsoft Dynamics NAV ingeboekt is, vertrekt vanuit het systeem automatisch een email naar de personen die de factuur moeten goedkeuren. Wanneer de gegevens op een factuur niet correct blijken, wordt de factuur geblokkeerd en weet de financiële afdeling dat ze niet mag worden doorgeboekt.


Transparantie en Business Intelligence  
“Microsoft Dynamics NAV draagt in belangrijke mate bij tot de transparantie doorheen de ganse organisatie. Het management heeft nu op ieder ogenblik een globaal beeld over financiële gegevens en over voorraden over alle landen heen”, stelt Jean-Marc Desmecht. Het waterdicht systeem zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie zich veel beter aan zijn budget houdt. De financiële afdeling weet bovendien met enkele muiskliks welke uitgaven er staan aan te komen, wie welke factuur heeft goedgekeurd en waarom een factuur eventueel werd verworpen. NORRIQ Belgium bouwde bovendien op basis van SQL Server Reporting Services een centrale Datamart; deze dient als basis om te voldoen aan alle specifieke rapporteringbehoeften bij Belchim Crop Protection. 


Lessen  
De kennisoverdracht aan de medewerkers gebeurde door een combinatie van klassikale opleidingen en individuele begeleiding via key users. Bruno Lauwers, IT Coordinator, geeft alvast enkele waardevolle lessen uit dit complex project mee: “Je mag nooit tevreden zijn met wat je tot nu toe hebt gerealiseerd: het doel is om steeds beter te doen. De uitdaging na de implementatie, bestaat er dan ook vooral in om de medewerkers alle mogelijkheden van het systeem te laten gebruiken.”


Samenwerking met NORRIQ Belgium 
De medewerkers van Belchim stellen vooral de expertise op prijs van de medewerkers van NORRIQ Belgium, van wie ze veel hebben opgestoken: “NORRIQ Belgium heeft ons het systeem grondig leren kennen en heeft ervoor gezorgd dat we Microsoft Dynamics NAV ook kunnen aanpassen aan onze wensen. Enkel wie een systeem optimaal kent, zal er maximaal tevreden mee zijn”, besluit Bruno Lauwers.