Centraal ERP-systeem zorgt voor geïntegreerd financieel beheer bij Artexis Easyfairs groep 

Artexis Easyfairs koos voor een nieuwe Microsoft Dynamics NAV om de groei door overnames, de integratie van venue beheerder Artexis met beursorganisator Easyfairs en de verdere internationalisering van de groep te ondersteunen. Ze zochten een uniform systeem voor het financieel beheer van alle kantoren in verschillende landen, met standaard lokalisaties en databases per land die beantwoorden aan de lokale wetgevingen. Een kolfje naar de hand van NORRIQ.

De voordelen op een rij

  • Financieel overzicht per kantoor: elke lokale medewerker kan het volledig financieel beheer van zijn kantoor uitvoeren in een centraal systeem dat integreert met Outlook en Office.
  • De project- en eventmanagers kunnen beursbudgetten optimaal beheren en voorspellingen maken, met steeds up-to-date inzicht over de stand van zaken van een bepaalde beurs.
  • Alle facturen worden automatisch verwerkt en via de juiste flows goedgekeurd, onafhankelijk van de fiscale wetgeving per land.
  • Dankzij master data management beschikt men in elk land over dezelfde dataset en kan dit zo heel wat administratief werk besparen.

Centraal ERP-systeem zorgt voor meer efficiëntie

“Samen met IT-leverancier NORRIQ hebben we het Fin Move project opgestart om een ERP-systeem te implementeren voor het financieel beheer van al onze kantoren” zegt Philip Van Hove, Business Systems Analyst bij Artexis Easyfairs. “Daardoor heeft de groep nu een goed zicht op de financiële situatie van elk kantoor.”

 

“De consultants van NORRIQ hadden onze noden snel begrepen, ondanks de complexe structuur en activiteiten van ons bedrijf.”

Philip Van Hove, Business Systems Analyst, Artexis Easyfairs

Overzicht over de financiën van alle landen en beurzen

Het ERP-systeem bestaat uit twee grote luiken. In het financiële luik zijn alle financiële modules voor alle landen geïntegreerd. Philip Van Hove: “Omdat ieder land zijn eigen wetgeving heeft, hebben we voor elk land of per groep vergelijkbare landen een eigen gegevensbank en server aangemaakt, zodat we de software niet per regio afzonderlijk hoeven te ontwikkelen.”

Een tweede luik binnen het ERP-pakket is de Job-module. Daar worden het overzicht van de budgetten en de voorspellingen van de eigen beurzen en projecten in beheerd. “Zo worden de actuele kosten rechtsreeks op het beursbudget ingeboekt en blijven we steeds up-to-date over de financiële status van een bepaalde beurs en/of project.”

 

“Hoewel we hier over een groot internationaal implementatietraject spreken, is de implementatie en go-live van het nieuwe ERP-systeem in 7 landen vlot verlopen.”

Philip Van Hove, Business Systems Analyst, Artexis Easyfairs

Automatische verwerking van facturen

Naast die hoofdmodules zijn er nog enkele bijkomende modules geïmplementeerd, zoals NORRIQ’s Invoice Workflow module die de inkomende facturenstroom automatiseert. Van scanning en herkenning, over automatisch inboeken, tot de goedkeuring door de juiste personen van alle facturen.

Artexis Easyfairs wou ook administratietijd besparen voor zijn finance medewerkers wereldwijd. Dat kunnen ze via doorgedreven masterdatamanagement via NORRIQ’s Master Catalog add-on. “Hoewel we verschillende bedrijven met verschillende databases over verschillende landen hebben, hoeven we gegevens geen 10 tot 12 keer, maar slechts één keer in te voeren”, besluit Van Hove.

Snel begrip leidde tot rimpelloze go live

“Hoewel we hier over een groot internationaal implementatietraject spreken, is de implementatie van het nieuwe ERP-systeem heel vlot verlopen”, zegt Van Hove. “De consultants van NORRIQ hadden onze noden snel begrepen, ondanks de complexe structuur en activiteiten van ons bedrijf. Mede dankzij NORRIQ is de go-live in zeven verschillende landen op hetzelfde moment goed verlopen”, aldus Van Hove.