Microsoft Dynamics NAV en Drink-IT vormen de IT-basis voor expansie van Carlsberg in Azië

Voor zijn uitbreiding in Azië had Carlsberg nood aan een nieuw IT-systeem. Het systeem moest beantwoorden aan de vereisten van de drankensector, gebruiksvriendelijk zijn en makkelijk te implementeren. Bovendien moest de oplossing flexibel zijn en inzetbaar als basissysteem voor alle nieuwe markten in Azië. De keuze van Carlsberg viel op Microsoft Dynamics NAV met Drink-IT van NORRIQ.

Uitbreiding in het Oosten
Azië is een van Carlsbergs strategische groeipolen en Carlsberg is momenteel actief in landen zoals India, Maleisië, Cambodja, Laos, Nepal, Singapore, Vietnam en China – ook in Hongkong. Alleen al via de joint ventures in China en Vietnam is Carlsberg actief in 24 brouwerijen en telt het bedrijf meer dan 5.000 werknemers. Carlsberg ambieert een marktleiderspositie in Azië in de eerste plaats door de overname en ontwikkeling van bestaande marktposities.

Al snel werd duidelijk dat het IT-systeem van gevestigde brouwerijen over de hele wereld niet inzetbaar was voor de expansie van Carlsberg in het Oosten. Voor de opkomende markten in de Aziatische landen had Carlsberg een minder complex systeem nodig:
 


 
                                  ‘“Toen Carlsberg Group besliste om haar marktaandeel in Azië uit te breiden, beseften we dat we een IT-systeem nodig hadden dat we konden afstemmen op die nieuwe markten. De keuze viel op Microsoft Dynamics NAV, omdat de complexiteit van dit systeem beantwoordde aan onze eisen. Het enige nadeel van NAV was dat het systeem niet bedoeld is voor onze sector. Vandaar dat we een eigen oplossing moesten ontwikkelen of er een kopen. Microsoft raadde Drink-IT van NORRIQ aan, een beproefde IT-oplossing voor brouwerijen. Uiteindelijk hebben we dus voor Drink-IT gekozen”, vertelt Torben Melskens, Strategy Director Carlsberg IT.


NORRIQ ontwikkelde Drink-IT specifiek voor brouwerijen en verdelers van bier en frisdranken. De oplossing stoelt op Microsoft Dynamics NAV en omvat diverse individuele modules zoals kwaliteits- en receptenbeheer, fiscaal beheer, beheer van statiegeldverpakkingen, beheer van verkoopovereenkomsten en marketing, televerkoop, het beheer van servicemodules en distributiemanagement, enz. 

Meer dan gewoon een IT-oplossing
Voor Carlsberg was het belangrijk dat het IT-systeem voor Azië als een basisoplossing kon fungeren. Het systeem mocht technologisch niet te complex zijn en moest makkelijk te gebruiken en te implementeren zijn. Bovendien was flexibiliteit een absolute vereiste, omdat het aanpasbaar moest zijn aan de regionale gewoonten en indien nodig uitbreidbaar.

‘Om de omvang van onze activiteiten in Azië te begrijpen, moet je weten dat de invoering van een IT-systeem een ingrijpende verandering betekent voor de werknemers. Veel bedrijven evolueren van erg eenvoudige IT-systemen in combinatie met Excel-spreadsheets naar een geavanceerd en geïntegreerd systeem. Daarom is de implementatie van Microsoft Dynamics NAV en Drink IT in Azië veel meer dan enkel een IT-project. Wij bekijken het als een gezamenlijke inspanning tussen de business en IT, waarbij de meeste aandacht uitgaat naar het standaardiseren en vereenvoudigen van de bedrijfsprocessen. Dat is mogelijk dankzij de implementatie van een gestandaardiseerd IT-systeem op basis van een 'work smarter'-principe. We moeten dus veel aandacht hebben voor onze belangrijkste gebruikers en in de eigenlijke implementatiefase is het voor het lokale management ook van groot belang om het project te dragen”, legt Torben Melskens uit.

Vandaag draaien Microsoft Dynamics NAV en Drink-IT met succes in vijf Carlsberg-bedrijven in India, Laos, Vietnam en China, in andere Aziatische brouwerijen is het implementatieproces volop aan de gang.

‘We hebben een implementatieteam samengesteld dat bestaat uit zowel interne als externe consultants en belangrijke lokale gebruikers. Bij de opstart van een nieuwe brouwerij bereiden we altijd een businesscase voor, een referentiekader waarop we de verwachtingen zeer nauwkeurig afstemmen. Na het opstellen van de definitieve overeenkomst met onze implementatiepartner duurt het nog vier tot vijf maanden voor we live gaan. Experts blijven nog enkele maanden ter plaatse totdat het plaatselijke bedrijf zich voldoende zeker voelt om het dagelijks beheer van de nieuwe oplossing over te nemen. Daarna verhuizen de consultants naar een volgend project. Ik wil wel even benadrukken dat een implementatie in vier tot vijf maanden erg snel is als je rekening houdt met de omstandigheden. Al hebben we met Microsoft Dynamics NAV en Drink-IT van NORRIQ natuurlijk een oplossing in huis gehaald die gebruiksvriendelijk en makkelijk te implementeren is. Ook de kosten voor de implementatie zijn heel aanvaardbaar”, gaat Torben Melskens verder.

Ruggengraat van het hele bedrijf
Microsoft Dynamics NAV en Drink-IT van NORRIQ zorgen ervoor dat Carlsberg zijn engagement - ‘keep it simple’ – kan waarmaken. De oplossing integreert de ‘best practices’ uit de sector en heeft een geschikt niveau van standaardisering.

“Met het op Dynamics NAV gebaseerde Drink-IT hebben we voor een systeem gekozen dat specifiek is afgestemd op onze sector. Het ontwerp van het systeem houdt rekening met verandering, het heeft een flexibel front-end en een gestandaardiseerde back-end, en het is bovendien makkelijk aan te passen aan regionale en lokale verschillen”, vult Torben Melskens aan.

Torben Melskens concludeert dat de nieuwe IT-oplossing in de Carlsberg-brouwerijen heel wat voordelen oplevert: “De nieuwe IT-oplossing vormt de ruggengraat van het hele bedrijf. Na de implementatie ontstond er volledige transparantie over alle functies heen en kwamen we tot één globaal beeld wereldwijd, wat voor een hechtere band zorgt tussen het hoofdkantoor en de brouwerijen. Benchmarking wordt voor ons op die manier makkelijker en we kunnen de KPI’s, MRP en kwaliteitscontrole ook beter opvolgen. We hebben Microsoft Dynamics NAV en Drink-IT al succesvol geïmplementeerd in vijf bedrijven in India, Vietnam, Laos en China, en we werken non-stop om het systeem te implementeren in onze andere Aziatische brouwerijen op de opkomende markten. Je kunt er niet omheen: Microsoft Dynamics NAV en Drink-IT betekenen voor Carlsberg een schot in de roos”.