Nikon Metrology doet de maandafsluiting van 6 landen in 4 dagen

Nikon Metrology, ontwikkelaar van 3D meetapparaten en software, had een heel specifieke  uitdaging voor NORRIQ Belgium: in zeven maand tijd dienden tien vestigingen in zes landen te migreren naar Microsoft Dynamics NAV. Belangrijkste eis van Nikon? Een geconsolideerde maandafsluiting binnen de vijf werkdagen. Sommige vestigingen hadden reeds een ERP-systeem, anderen werkten nog met losse pakketten. Enkel het hoofdkantoor in Leuven was reeds vertrouwd met NAV. Voorwaarde van Nikon was dat slechts tien procent van het implementatiebudget mocht opgaan aan maatwerk. NORRIQ Belgium hield de teugels strak in handen en bracht dit complexe project tot een goed einde binnen de schijnbaar onhaalbare deadline. De doelstelling met betrekking tot de maandafsluiting werd niet alleen gehaald maar zelfs overtroffen. In slechts vier dagen wordt de geconsolideerde maandafsluiting van alle tien de vestigingen van Nikon opgeleverd.

                                          

NORRIQ kreeg zeven maand de tijd om onze tien vestigingen wereldwijd met slechts 10% maatwerk te migreren naar Dynamics NAV. Met een ijzersterke focus zijn zij hierin geslaagd.

Tony Danckaerts, ERP Manager, Nikon Metrology


Toen Metris, spin-off van de KULeuven, in 2009 overgenomen werd door Nikon, betekende dit de samensmelting van respectievelijk de hoogstaande driedimensionale meettechniek van Metris, met de industriële optische producten en tweedimensionale meetmicroscopen van Nikon. Met deze complementaire expertise heeft Nikon Metrology een technologische voorsprong in haar kernproducten: laserscanners, X-ray en CT-scanners, coördinaatmeetmachines en large volume scanners. Nikon Metrology heeft veel klanten in de automotive en aerospace sector, en meer algemeen in de assembleerindustrie. 


Moeizame consolidatie van gegevens
Het voormalige Metris was groot geworden door enkele internationale overnames. De integratie tussen deze vestigingen beperkte zich tot de product- en verkoopadministratie. Het verzamelen van boekhoudkundige cijfers voor de geconsolideerde kwartaalafsluitingen nam ettelijke weken in beslag. Na de overname was de uitdrukkelijke eis van het hoofdkantoor van Nikon een geconsolideerde boekhouding met maandafsluitingen binnen de vijf werkdagen. Om dat te verwezenlijken moest Nikon Metrology uitkijken naar een nieuw centraal ERP systeem dat in elke vestiging gebruikt zou worden. Tegelijk wilde Nikon Metrology alle bedrijfsprocessen (boekhouding, aankoop, verkoop, voorraad en productie) hierin integreren. 


Vertrouwen in NORRIQ en Microsoft Dynamics NAV 
In het Leuvense hoofdkwartier van Nikon Metrology gebruikte men al enkele jaren Microsoft Dynamics NAV. Dit was een implementatie van NORRIQ Belgium. Tony Danckaerts, ERP Manager bij Nikon Metrology :“Omwille van hun voorkennis en professionaliteit stond het voor ons vast dat NORRIQ ook het volgende ERP-project zou uitvoeren. Dat zij ook internationaal werken, is uiteraard een belangrijke extra troef.” 


Sterk tijdgedreven project 
Een belangrijk aspect van het toch wel grootschalige project was de strakke deadline: Nikon stond erop dat vanaf januari 2011 gewerkt zou worden met maandelijkse geconsolideerde afsluitingen. Met een analyse die pas goedgekeurd was in mei 2010 had NORRIQ dus slechts zeven maand de tijd voor de implementatie van Microsoft Dynamics NAV in tien vestigingen in zes landen. Een bijkomende eis van Nikon was dat slechts 10%van het implementatiebudget zou opgaan aan maatwerk. Het doel was dus zoveel mogelijk te werken met de standaard modules binnen Microsoft Dynamics NAV. Steven Vanmol, Operations Manager ERP bij NORRIQ, verduidelijkt: “Dit was absoluut geen ‘normaal’ ERPproject wat de timing betreft. In het begin twijfelde ik zelfs aan de haalbaarheid ervan. Maar door constant te focussen op de deadline en geen haarbreed af te wijken van de scope, hebben we het samen toch klaargespeeld. België, Frankrijk en Duitsland gingen als eerste live op 1 oktober, de twee Amerikaanse sites volgden op 1 november, één Britse vestiging op 1 december en tot slot Canada en de tweede Britse vestiging op 1 januari. En begin februari ontving Nikon de eerste geconsolideerde resultatenrekening van de maand januari, mooi op tijd.” 


Een strak keurslijf voor alle vestigingen
NORRIQ hanteerde gedurende het project een heel strikte projectbegeleiding. Alles begon met de ontwikkeling van een vast core model, waar de internationale partners niets aan konden wijzigen. Alle gegevens zijn nu vervat in één database waar iedereen toegang toe heeft. Het opstellen van deze masterdata was de zwaarste oefening: artikelnummers, leveranciersnummers, klantennummers, bestelparameters, … verschilden immers van land tot land. 


Analytische boekhouding 
Vandaag werkt elke vestiging met de analytische dimensies die door Nikon opgelegd werden. Op deze manier is het vrij eenvoudig om financieel te consolideren. Cost centers worden lokaal berekend. Tony Danckaerts: “Vroeger hield de boekhouding zich vooral bezig met het inboeken van facturen. Dit werk is sterk verlicht omdat de orderafdeling de meeste gegevens al invoert. Hierdoor kan de boekhoudafdeling zich toeleggen op het controleren van gegevens: facturen linken aan PO’s, financiële en logistieke voorraad vergelijken, etc. Fouten worden sneller opgemerkt.” 


Voorraad en productie gestroomlijnd
Nikon Metrology heeft één productievestiging in de Verenigde Staten, één in Canada en twee in het Verenigd Koninkrijk. De eerste twee hadden voordien geen ERP-systeem. In deze productievestigingen moet alles nu volgens de regels van Microsoft Dynamics NAV verlopen, van aankoop, tot productie en voorraad. Het einddoel is een gestroomlijnde MRP-berekening die rekening houdt met al deze factoren. 


De NORRIQ Metrology cube 
“Wij meten ons succes aan de hand van de Recognized Revenue: de omzet die gerelateerd is aan goederen die verstuurd werden naar klanten. Dit is een complex gegeven voor NAV, dat vooral gericht is op facturen. Om tegemoet te komen aan onze Business Intelligence noden, heeft NORRIQ op basis van de NORRIQ Sales Cube de ‘Metrology Cube’ ontwikkeld. Zo kunnen wij toch rekenen met de cijfers die voor ons belangrijk zijn”, stelt Tony Danckaerts.

De toekomst 
“Microsoft Dynamics NAV is met haar uitgebreide standaardmodules een ideale tool om snel te schakelen. Voor productie en logistiek betekende dit strakke keurslijf echter een zware aanpassing. Daarom hebben we sinds januari een optimalisatieproject lopen. Waar we tijdens de implementatie te weinig tijd hadden voor training, testing en verbeteringen, kunnen we nu grondiger op alles ingaan om iedereen op de rails te krijgen”, vertelt Tony Danckaerts. Na de optimalisatiefase staat de integratie met Microsoft Dynamics CRM op de planning. Dit moet in de toekomst het eigen SIS offertesysteem vervangen. Een volgende stap is de introductie van barcodescanners in het magazijn om alle stocktransacties sneller en correcter te laten verlopen.