3 Valkuilen om te vermijden bij het automatiseren van uw ledenbeheer

Een geautomatiseerd ledenbeheer heeft heel wat voordelen maar uiteraard is het zeer belangrijk dat het juist wordt geïmplementeerd – op basis van uw noden. Als uw partner voor digitale transformatie geven wij u graag drie valkuilen die we regelmatig zien bij de start van projecten.

1 - Geen duidelijke doelen

Het starten van een geautomatiseerd ledenbeheer proces zonder duidelijke doelen, key performance indicators (KPI’s) of redenen om dit te doen, zal snel averechts werken. Weet duidelijk wat de redenen en doelen zijn van dit nieuwe systeem. Stel uzelf de volgende vragen: ‘Waarom hebben we een nieuw systeem nodig?’ en ‘Wat is het risico als we het niet doen?’

Houd ook zeker rekening met de gebruikers. Een bevraging bij leden en ledenverantwoordelijken kan hier zorgen voor wat duidelijkheid.

2 - Ga uit van de noden van de gebruikers

Verlies bij het opzetten van een nieuw systeem niet uit het oog voor wie het systeem moet dienen. Zorg ervoor dat u rekening houdt met uw leden en medewerkers: waar hebben zij nood aan? Wat voor communicatie willen zij van jullie ledenverantwoordelijken? Het kan helpen om een enquête te voeren bij uw leden maar ook bij ledenverantwoordelijken.

3 - Geen duidelijke IT-spelregels

Zoals in alle bedrijfsdomeinen, zijn regels in IT ook zeer belangrijk. U houdt best controle over wie controle heeft over het systeem. Wanneer er te veel beheerders zijn, kunnen er fouten gemaakt worden! Zorg dat er maar een beperkt aantal profielen zijn met toegang tot instellingen. Maar maak zeker ook duidelijke afspraken wat betreft het juist invullen van velden in het systeem. Bijvoorbeeld schrijfwijzen van provincies – zo vermijd je een wildgroei aan O-VL, Oost-Vl., Oost-Vlaanderen, ...

Anders krijgt al snel een systeem met teveel foutieve of verwarrende data en dan zal uiteindelijk uw systeem niet meer zo functioneel zijn.

Meer weten over NORRIQ ledenbeheer?