ERP-evaluatie in 6 stappen

Overweeg je om een ERP-oplossing te implementeren? Dit proces vergt niet alleen aanzienlijke inspanning maar ook een heuse investering. Daarom is een grondige ERP-beoordeling nuttig om je specifieke behoeften, doelen en potentiële obstakels te identificeren nog voordat het project van start gaat. Bovendien is het essentieel om te bepalen of je onderneming klaar is voor een dergelijke tijds- en budget intensieve implementatie.

Waarom een ERP-evaluatie overwegen?

Omdat een ERP-implementatie zowel organisatorisch als financieel een grote stap is, wil je er zeker van zijn dat deze succesvol verloopt. Daarom is een ERP-evaluatie essentieel voordat je op zoek gaat naar de geschikte ERP-partner. 

Heb je momenteel al een ERP-oplossing? Dan is het verstandig om alle software of systemen te identificeren die mogelijk overbodig worden na een eventuele ERP-implementatie, of welke infrastructuur dient worden aangepast voor een soepele overgang. Voor bedrijven die overwegen hun huidige ERP-oplossing te upgraden of bij te werken, is het belangrijk om zowel de sterke als zwakke punten van het huidige systeem in kaart te brengen.

Is je organisatie klaar voor een ERP-implementatie?

Het bepalen van het juiste moment voor een ERP-implementatie kan lastig zijn. Hier zijn enkele cruciale vragen die je kan overwegen om de noden binnen je bedrijf te detecteren:

  • Heb je voldoende transparantie in je bedrijfsactiviteiten? 
    Ontbreekt het aan real-time data en rapportage in de huidige processen waardoor het moeilijk is om tijdig belangrijke beslissingen te nemen? Een ERP-systeem kan zorgen voor meer transparantie in je processen waardoor je beter geïnformeerde beslissingen kan nemen op basis van actuele informatie.
  • Gebruik je momenteel verouderde systemen die je niet langer ondersteunen? 
    Als je afhankelijk bent van uiteenlopende softwaresystemen die niet meer voldoen aan je behoeften, kan het tijd zijn om over te stappen naar een geïntegreerde oplossing die beter aansluit bij je noden. 
  • Mis je kansen simpelweg omdat je huidige bedrijfsprocessen onvoldoende flexibel zijn? 
    Als je systemen niet kunnen meegroeien met je bedrijf, loop je het risico belangrijke kansen mis te lopen. Een ERP-systeem kan helpen bij het stroomlijnen en optimaliseren van je processen om groei mogelijk te maken.  
  • Beperken je huidige systemen je groeiplannen? 
    Als je bestaande systemen niet in staat zijn om je expansiedoelen te ondersteunen, kan het tijd zijn om te investeren in een ERP-oplossing die je bedrijf klaarstoomt om zijn volledig potentieel te bereiken, ongeacht of dit op lokale of internationale schaal is.  

 

ERP evaluatie in zes stappen  

STAP 1: voorbereiding

De implementatie van een ERP-oplossing brengt een ingrijpende verandering in de manier van werken met zich mee. Dat vereist een aanpassing van het bedrijf en de medewerkers. Door je team voor te bereiden, zorg je ervoor dat iedereen de focus houdt op de resultaten. Tijdens deze fase kan je volgende vragen overwegen:  

  • Hoe efficiënt zijn onze huidige processen en hoe kan een ERP-oplossing deze verbeteren?

  • Wat zijn de huidige uitdagingen met betrekking tot voorraadbeheer en hoe zal een ERP-oplossing dit verbeteren?  

  • Hoe zal de toegang tot real-time gegevens over productiekosten en verkoop onze groei beïnvloeden? 

 

STAP 2: verwachtingen definiëren 

Het is belangrijk om je doelen en behoeften te bepalen. Door je doelen te definiëren, kan je nadenken of wat je verwacht van de ERP-implementatie. Voor welk probleem is dit een oplossing? Bekijk dan zowel korte als lange termijn. Het is ook cruciaal om specifieke behoeften te identificeren die vertaald dienen te worden naar essentiële ERP-functionaliteiten.  

 

STAP 3: budgetraming

Nadat je je behoeften en doelen hebt bepaald, kan je een schatting maken van de vereiste investering. Tijdens deze fase is het belangrijk om zowel de totale investeringskost (TCO) alsook het rendement op je investering (ROI) te berekenen.

 

STAP 4: overweeg alle opties

Nu je klaar bent voor implementatie en je doelen duidelijk zijn, is het tijd om alle mogelijke oplossingen te onderzoeken. Maak een shortlist van potentiële leveranciers met elk hun voor-en nadelen.

 

STAP 5: maak de juiste keuze

Je lijst met mogelijke ERP-oplossingen is ingekort tot enkele kanshebbers. De juiste keuze maken, is belangrijk. Vraag je ERP-partner dan ook om een demonstratie en betrek zeker je team bij de besluitvorming. Enkele relevante vragen om te stellen: 

  • Kan de oplossing onze problemen verhelpen en onze groei ondersteunen? 

  • Wat zal de totale implementatie kosten en hoe wordt dit gefactureerd? 

  • Wat zijn de ondersteuningsmogelijkheden na de implementatie?

 

STAP 6: evalueer de flexibiliteit

Voordat je een definitieve beslissing neemt, is het belangrijk om de flexibiliteit van de ERP-oplossing onder de loep te nemen. Overweeg de beperkingen van de ERP-oplossing op het gebied van tijd en functionaliteit en beoordeel of deze oplossing kan meegroeien met je bedrijf op lange termijn.

 

Het kiezen van de juiste ERP-oplossing is een cruciale beslissing met langdurige impact op het succes van je bedrijf. Neem de tijd om het evaluatieproces grondig te doorlopen en bekijk je huidige bedrijfsprocessen kritisch.

 

Hulp nodig bij dit proces? 

Contacteer ons.