Hoe een onduidelijk IT-beheer de valkuil kan zijn voor uw ledenorganisatie
Een warrig of onbestaand IT-beheer is één van de grootste valkuilen binnen ledenorganisaties. In dit artikel duiken we hier dan ook wat dieper in – hoe u een vervuilde database kan voorkomen.
Maakt u deel uit van een ledenorganisatie en staan leden bij u centraal? Dan weet u ongetwijfeld wat er allemaal bij komt kijken. De administratie verwerkt krijgen is één ding, maar ook op het vlak van IT-beheer, IT-governance, privacy en GDPR moet u met heel wat zaken rekening houden. Wij geven meer uitleg!
Wie is bevoegd tot de data? Denk aan toegangscontrole
In uw CRM-systeem heeft u de optie om meerdere accounts toe te voegen met bepaalde gebruikersrechten. Bedenk van tevoren wie toegang hoort te krijgen tot welke persoonsgegevens en welke bewerkingsrechten zij nodig hebben. Hoe beperkter de groep van bewerkers is, hoe kleiner de kans is dat er iets fout loopt. Dit is niet enkel intern belangrijk om controle te houden over uw gegevens, maar is zelfs ook verplicht.
Als organisatie heeft u zich aan de geldende GDPR-wetgeving te houden, dus nee, verenigingen ontsnappen hier niet aan. Als u persoonsgegevens verwerkt, wat centraal staat bij ledenbeheer organisaties, dient u deze gegevens te beschermen. Een passende toegangscontrole is dan ook essentieel. Hoe meer beheerders hoe minder overzichtelijk en hoe meer fouten er tegen de wetgeving gemaakt kunnen worden. Bij NORRIQ zijn we thuis in de samenwerking met verenigingen en kunnen we alle parameters helpen instellen. De Microsoft Dynamics omgeving leent zich ook uitstekend om dit onder controle te houden, zodat wildgroei en mogelijke problemen voorkomen worden. Er wordt ook een auditlogboek bijgehouden – zo behoudt u steeds de controle.
De kern van GDPR: informeren, documenteren en beveiligen
Om een correct IT-beheer te voeren en uw ledendatabase volgens de regels van de kunst te beheren draait het om informeren, documenteren en beveiligen. Zo moet u:
- Uw leden informeren waarom u welke gegevens gebruikt. Een duidelijke privacyverklaring is alvast een must. U doet er goed aan deze te laten ondertekenen bij aanvang van het lidmaatschap en dit ook in uw systeem te bewaren.
- Documenteren: In uw database komt het erop aan alles van uw leden te centraliseren en te documenteren. Een register van uw leden bijhouden is trouwens verplicht.
- Beveiligen: Als ledenorganisatie bent u verplicht deze gegevens te beveiligen en u moet ook zorgzaam met deze gegevens omspringen.
Kortom 3 zaken waar u ook rekening mee dient te houden. Kiest u voor de ledenbeheer-oplossingen van NORRIQ, gebaseerd op het Microsoft Dynamics platform wordt u al grotendeels ontzorgd. Een CRM-systeem centraliseert alle gegevens en het ledenbeheer wordt geautomatiseerd, met inachtneming van de geldende GDPR-regels.
Garbage in, garbage out
Een ander vaak voorkomend probleem bij ledenbeheer is het feit dat bepaalde invulvelden niet, onzorgvuldig of verkeerd worden ingevuld. Hierdoor vervuilt uw ledendatabase onherroepelijk en kan ze niet optimaal gebruikt worden. Daarom is het ook belangrijk om iedereen met toegang tot de database op het belang van zorgvuldig ingevoerde gegevens te wijzen. Denk bijvoorbeeld maar aan correcte schrijfwijzes van provincies, velden die verplicht in te vullen zijn, etc. Hoe meer er voor gedefinieerd kan worden, hoe kleiner de kans op fouten en vergetelheden.
Het blijft een ongoing task
Houd er rekening mee dat zelfs na het compleet opzetten, implementeren en live gaan van een nieuw CRM-systeem het werk er nog niet op zit. Een database moest regelmatig opgeschoond worden. Enkel zo kan u er voor zorgen dat er zeker geen oude, dubbele, incomplete of verouderde informatie insluipt. Het regelmatig opschonen van data kost tijd, maar het zorgt uiteindelijk voor een efficiëntere inzet van uw marketing en sales.
Meer weten wat we voor uw ledenbeheer kunnen betekenen?
De voorbije jaren hebben we heel wat ledenorganisaties geholpen bij de digitalisering en het centraliseren van hun ledenbeheer, dit in combinatie met de Microsoft Dynamics oplossingen. Wenst u meer te weten over hoe u uw ledenbeheer kunt optimaliseren, automatiseren, naar een hoger niveau kunt tillen en tegelijkertijd de valkuilen omzeilt? Neem contact op met ons en we vertellen u er graag meer over. We beschikken over heel wat expertise en delen deze graag met u.